Wie bij een kleine stichting of jeugdclub helpt, vertrouwt misschien op één online plek voor roosters, e-mail en documenten. Voor sommige non-profitorganisaties die Microsoft 365 gebruikten, is dat vertrouwen hard geraakt. Microsoft heeft erkend dat overgebleven gegevens na het aflopen van een gratis abonnement door een fout te vroeg zijn verwijderd. Volgens het bedrijf zijn ze niet terug te halen. Tweakers meldde op 30 september dat ook meerdere kleinere Nederlandse non-profits getroffen zijn. Hoeveel organisaties en welke bestanden precies verdwenen, is nog onbekend; voor België is geen getroffen organisatie bevestigd.
De gratis licentie stopte al eerder
De fout hangt samen met een besluit uit 2025. Microsoft stopte toen de gratis Business Premium-licenties voor maximaal tien mensen per organisatie. Ze liepen vanaf 1 juli 2025 af op de eigen verlengdatum. Microsoft bood een andere gratis route aan en waarschuwde organisaties dat zij gebruikers zelf naar een nieuw abonnement moesten overzetten. Een vereniging die dat niet tijdig deed, kon toegang tot zijn werkplek verliezen. Dat verklaart achtergebleven gegevens, niet het te vroege wissen.
In de huidige uitleg over zakelijke abonnementen zegt Microsoft dat een beheerder na opzegging in de uitgeschakelde fase nog gegevens kan veiligstellen. Achtergelaten gegevens kunnen na 90 dagen worden verwijderd en uiterlijk na 180 dagen; een expliciet verwijderd abonnement kent andere gevolgen. Microsoft bevestigde tegenover The Register dat in dit incident resterende gegevens juist vóór het einde van de toepasselijke bewaartermijn verdwenen. Het bedrijf heeft niet bekendgemaakt hoeveel eerder dat gebeurde. De precieze termijn per getroffen organisatie is niet bekend.
Zelfs Microsoft weet niet precies wat weg is
De pijn zit niet alleen in een verdwenen map. Bij een kleine club kan een ledenlijst, begroting of afspraak met vrijwilligers op die werkplek staan. Dat zijn voorbeelden van wat op het spel kan staan, geen vastgestelde lijst van de gewiste bestanden. Microsoft kan volgens de e-mail die The Register inzag niet per organisatie aangeven óf gegevens zijn verdwenen en, zo ja, welke. Tweakers vroeg rond bij Nederlandse koepelorganisaties en vond geen prominente getroffen organisatie, maar berichtte wel over meerdere kleinere gevallen. Daarmee is de Nederlandse relevantie concreet, terwijl de omvang van het incident openblijft.
Microsoft biedt getroffen organisaties een gratis gesprek met een specialist om een nieuwe Microsoft 365-omgeving op te zetten en vragen te beantwoorden. Dat helpt misschien bij opnieuw beginnen, maar herstelt de gegevens niet. Vrijwilligers kunnen mogelijk terugvallen op bewaarde e-mails of eigen kopieën. De hoeveelheid werkelijk verloren werk is daarom per organisatie onzeker.
Gratis blijven kan, met andere voorwaarden
Op 30 september tonen de Nederlandse en Belgische prijspagina’s van Microsoft hetzelfde huidige alternatief: Business Basic is gratis voor maximaal 300 in aanmerking komende gebruikers. Het biedt online en mobiele versies van de Office-apps, maar niet de desktopversies die Business Premium wel heeft. Die Premium-versie staat in beide landen voor € 4,77 per gebruiker per maand bij een jaarverplichting, exclusief btw. Basic kan een bruikbare vervanger zijn, maar herstelt niets en houdt de organisatie bij Microsoft.
Microsoft verkoopt voor Microsoft 365 een aparte back-updienst per hoeveelheid beschermde gegevens. Of die dit incident had voorkomen, is niet vastgesteld. De afbeelding bij deze alinea laat een eenvoudiger onderscheid zien: één kopie in dezelfde online omgeving tegenover een afzonderlijke kopie die je ook buiten die omgeving kunt openen. Ook een tweede kopie moet beveiligd en op herstel getest worden.
Meer zeggenschap vraagt ook meer werk
Een alternatief is bestanden onder te brengen bij een zelfgekozen Europese aanbieder of op een eigen Nextcloud-server. Nextcloud 35 laat zien dat zo’n installatie niet vanzelf veilig is: voor herstel zijn onder meer de bestanden, de instellingen en de database nodig. De beheerder moet die onderdelen dus ook bewaren en kunnen terugzetten. Vergeleken met gratis Business Basic koop je daarmee niet simpelweg dezelfde dienst voor een andere prijs. Je krijgt meer keuze over leverancier en opslagplaats, maar neemt beheer, back-ups en eventuele hostingkosten op je. Europese opslag alleen garandeert geen Europese zeggenschap of een goede reservekopie.
De kern is dat niet alleen een abonnement afliep: ook de door Microsoft beschreven tijd om gegevens veilig te stellen bleek hier niet betrouwbaar. Dat treft vooral kleine stichtingen, waar een vrijwilliger de administratie naast ander werk doet. Ons oordeel: een aflopend abonnement vraagt om een tijdige, los te openen kopie waarvan herstel is geprobeerd. Bij Microsoft blijven kan het gemakkelijkst zijn; een andere leverancier kan meer zeggenschap geven, maar vraagt onderhoud en geld. Geen van beide keuzes maakt een afzonderlijke kopie overbodig. Voor de verloren gegevens komt dat inzicht helaas te laat.
Verder bij de bron
Lees zelf de onderzoeken, uitleg en aankondigingen achter dit verhaal.