Gemeenten besteedden bijna 185 miljoen aan Microsoft-producten en -diensten

Wie iets bij de gemeente regelt, ziet meestal een loket of website. Achter dat contact werken ambtenaren met e-mail, documenten en digitale opslag. Een nieuw onderzoek van Binnenlands Bestuur en het AD laat zien hoeveel Nederlandse gemeenten in 2025 gezamenlijk aan Microsoft-producten en -diensten besteedden: bijna 185 miljoen euro. Dat is publiek geld, maar geen extra rekening die inwoners vandaag krijgen. De praktische vraag is of gemeenten bij problemen of hogere prijzen genoeg keuze hebben om hun werk, en daarmee de dienstverlening, draaiende te houden.

334 van de 342 gemeenten leverden een bedrag of schatting aan. Bij acht ontbrak een afzonderlijk cijfer. Sommige gemeenten konden Microsoft niet precies uit hun administratie halen, omdat die kosten opgaan in een pakket van een andere leverancier. Het totaal is daarom een benadering van de gemeentelijke uitgaven in 2025, geen volledig overzicht van alle Nederlandse overheidssoftware. De grafiek toont wie gegevens aanleverde; niet hoe het geld is verdeeld. Belgische gemeenten zijn niet onderzocht.

Een contract is ook een keuze

Microsoft levert al jaren een vertrouwde combinatie van programma’s waarmee medewerkers schrijven, mailen en samenwerken. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten heeft daarvoor met het bedrijf gezamenlijke inkoopvoorwaarden afgesproken. Volgens de VNG hoeven gemeenten in het huidige raamwerk niet verplicht af te nemen en kunnen zij hun keuze jaarlijks aanpassen. Dat is meer ruimte dan een contract dat iedereen voor vijf jaar vastzet. Maar op papier kunnen stoppen is iets anders dan alle bestanden, afspraken en dagelijkse werkwijzen zonder gedoe naar een ander systeem verhuizen.

Daarom bewijst het nieuwe bedrag op zichzelf geen verspilling. Een alternatief moet dezelfde taken kunnen uitvoeren, collega’s met andere organisaties laten samenwerken en veilig beheerd worden. Zelfs gratis te downloaden software vraagt mensen voor ondersteuning, onderhoud en beveiliging. Een eerlijke vergelijking telt voor hetzelfde jaar en hetzelfde aantal gebruikers ook die kosten mee, plus de tijd die overstappen kost. De gepubliceerde optelsom van Microsoft-uitgaven bevat geen zo uitgewerkte rekening voor een alternatief. De uitspraak dat een overstap meteen 185 miljoen euro bespaart, valt er dus niet uit af te leiden.

Het risico van afhankelijkheid is voor inwoners minder zichtbaar dan een softwarefactuur. De VNG noemt betrouwbare dienstverlening en bescherming van gegevens als redenen om meer grip op leveranciers te krijgen. Vijf Nederlandse toezichthouders, waaronder de ACM en privacytoezichthouder AP, waarschuwden in juli dat sterke concentratie bij enkele leveranciers overstappen duur en ingewikkeld maakt. Zij adviseren overheden om bij inkoop eisen te stellen aan het uitwisselen van gegevens en de mogelijkheid om een leverancier te vervangen. Dat betekent niet dat Microsoft nu onveilig is of dat gemeentelijke websites door dit onderzoek zullen uitvallen. Het gaat om de ruimte om bij een toekomstig probleem te kunnen handelen.

Het Rijk heeft sinds juli strengere regels voor eigen gebruik van publieke clouddiensten. Rijksorganisaties moeten bij belangrijke diensten vooraf een plan maken voor doorgaan of overstappen als de leverancier wegvalt. Dat beleid geldt niet automatisch voor gemeenten. De landelijke digitaliseringsstrategie sprak in 2025 ook over een gezamenlijke overheidscloud, maar die is nog geen vervanger voor alle gemeentelijke programma’s. Beide plannen laten zien welke vraag bij de nieuwe rekening hoort: kan een gemeente haar gegevens en werkprocessen werkelijk meenemen? Volgens ons bewijst een server in Europa op zichzelf nog niet dat een gemeente zelfstandig kan overstappen. Ook eigendom, beheer, onderaannemers, toegangsrechten en de mogelijkheid om weg te gaan tellen mee voor zeggenschap.

Europese regels helpen inmiddels bij een deel van de overstap. Volgens de ACM moeten aanbieders van clouddiensten klanten ondersteunen wanneer zij hun gegevens veilig naar een andere aanbieder meenemen. Vanaf 12 januari 2027 mogen zij daarvoor geen overstapkosten meer rekenen. Dat recht geldt voor clouddiensten; de gemeentelijke uitgaven tellen ook andere Microsoft-producten mee. Bovendien maken de regels bestaande documenten, koppelingen en werkgewoonten niet vanzelf bruikbaar in een andere werkomgeving. Het verschil tussen mogen vertrekken en zonder problemen verder kunnen werken blijft dus belangrijk.

Een alternatief moet zich nog bewijzen

In april begonnen vier gemeenten een proef met een Linux-werkplek en MijnBureau, een open samenwerkomgeving met onderdelen uit onder meer Frankrijk en Duitsland. Die proef loopt tot eind 2026 en moet vooral laten zien of medewerkers hun gewone werk ermee kunnen doen en hoe het aansluit op bestaande systemen. Het is een serieus Europees spoor, geen kant-en-klare vervanger voor alle gemeentelijke toepassingen. Gemeenten die overstappen winnen mogelijk meer keuze over code en leveranciers, maar nemen ook werk voor beheer en ondersteuning op zich. Hoeveel dat in dezelfde omstandigheden kost, is nog niet aangetoond.

Onze afweging is daarom dubbel. Het gezamenlijke Microsoft-contract geeft gemeenten bruikbare diensten en volgens de VNG enige jaarlijkse speelruimte. Tegelijk is een gemeente die haar uitgaven niet afzonderlijk kan aanwijzen slecht voorbereid om een andere leverancier serieus te vergelijken. Het zinvolste vervolg is niet een haastige overstap of een rekensom over vermeende besparingen. Laat per gemeente zien welke diensten en contracten achter de rekening zitten, wat een proef met Europese onderdelen werkelijk kost en of inwoners even goed geholpen blijven. Dan wordt het voor bewoners controleerbaar wat hun gemeente met publiek geld en digitale keuzevrijheid doet.