Excel kan losse namen binnen één cel filteren, maar alleen in de bèta

Microsoft heeft op 24 september een nieuwe Excel-proef aangekondigd waarmee één cel meerdere afzonderlijke waarden kan bewaren. Wie bijvoorbeeld per project meer dan één verantwoordelijke bijhoudt, kan straks op één naam filteren zonder eerst een extra kolom te maken. Voor lezers in Nederland en België is de beperking meteen belangrijk: de functie verschijnt voorlopig alleen geleidelijk in de bètaversie van Excel voor Windows en Mac. In gewone, gezamenlijk gebruikte werkmappen is dit dus nog geen veilige standaardoplossing.

Tot nu toe was ‘Anne, Annemarie, Sam’ in één cel voor Excel vooral één stuk tekst. Een zoekactie op ‘Anne’ kon dan onbedoeld ook andere woorden raken, terwijl een reeks met afzonderlijke namen meerdere cellen of een hulptabel vergde. In de nieuwe lijst blijven de namen zichtbaar bij hetzelfde project, maar herkent Excel ze als losse waarden. Excel-specialist Leila Gharani laat in haar demonstratie zien dat een filter daardoor een volledige naam kan kiezen in plaats van een toevallige tekstovereenkomst. Dat is een daadwerkelijk verschil voor roosters, projectlijsten en inventarissen.

Een lijst in plaats van een teksttruc

Je maakt zo’n lijst in de proefversie via Invoegen en vervolgens Lijst, of met de sneltoets Ctrl+J. Je voert onderdelen in, gescheiden door komma’s of puntkomma’s afhankelijk van de regio-instelling. Daarna kun je individuele onderdelen bekijken en aanpassen. De winst zit niet in het compacter typen op zichzelf: een gewone cel met komma’s kon dat al. Het nieuwe is dat Excel de onderdelen ook afzonderlijk kan tellen, zoeken en selecteren. Wie een gedeeld formulier of een importbestand verwerkt, moet wel blijven opletten welk type waarde er werkelijk in de cel staat.

Er verandert ook iets voor formules die meerdere resultaten opleveren. Bestaande dynamische formules verspreiden hun uitkomst over aangrenzende cellen. Volgens Microsoft kan een bezette buurcel daarbij een foutmelding veroorzaken. De nieuwe mogelijkheid houdt zo’n resultaat desgewenst bij elkaar in één cel. Dat is vooral nuttig in een projectoverzicht met één rij per opdracht: een formule kan meerdere bijbehorende taken bewaren zonder ruimte in de volgende rijen in te nemen. Het is geen bewijs dat zulke werkmappen automatisch sneller of eenvoudiger worden; Microsoft publiceert daarvoor geen vergelijkende prestatietest.

Waar helpt het bij?

Een onafhankelijke uitleg van Gharani laat zien wat een gebruiker eraan kan hebben: een lijst met teamleden blijft aan een project gekoppeld, terwijl een formule toch kan controleren of een bepaalde persoon meedoet. Mynda Treacy demonstreert daarnaast berekeningen met getallen binnen een lijst en het uitvouwen van meerdere onderdelen tot gewone cellen. Die voorbeelden tonen mogelijkheden voor planners en gevorderde Excel-gebruikers, maar ze zijn geen praktijktest van grote Nederlandse bedrijfsbestanden. Hoe een bestaande werkmap met eigen macro’s, koppelingen en collega’s zich gedraagt, moet je apart vaststellen.

Rapportages lopen nog vast

Voor rapportages is de nieuwe cel voorlopig minder bruikbaar dan de aankondiging op het eerste gezicht suggereert. Microsoft zegt expliciet dat draaitabellen de lijstonderdelen nog niet als brongegevens lezen. Grafieken maken er geen afzonderlijke punten van en Power Query kan zulke cellen nog niet in- of uitladen. Ook een keuzemenu via gegevensvalidatie kan de nieuwe lijst niet rechtstreeks gebruiken. Je kunt waarden eerst weer over gewone cellen verdelen, maar dan verdwijnt juist een deel van het gemak van alles bij elkaar houden. Voor een maandrapport of administratie blijft een klassieke tabel daarom vaak de praktischere keuze.

Er zit bovendien een technische keuze aan een deel van de nieuwe berekeningen. Voor veel geneste lijsten vraagt Microsoft om compatibiliteitsversie 3 per werkmap in te schakelen; sommige bestaande formules kunnen daardoor een andere uitkomst geven. De algemene hulppagina van Microsoft beschreef bij onze controle nog hooguit versie 2. Dat is geen bewijs dat versie 3 niet bestaat, maar het laat wel zien dat uitleg en uitrol nog niet overal gelijk lopen. Wie een belangrijk bestand met anderen deelt, doet er verstandig aan de proef niet op het enige exemplaar van dat bestand uit te voeren.

Wie krijgt de functie?

Microsoft noemt voor de eerste uitrol Excel voor Microsoft 365 in het bètakanaal: op Windows vanaf versie 2610, build 20520.20000, en op Mac vanaf versie 16.114, build 26092111. Zelfs met zo’n versie kan de functie nog ontbreken doordat de uitrol stapsgewijs gaat. Een datum voor algemene beschikbaarheid of een bevestiging voor Excel in de browser en op telefoons staat niet in de aankondiging. Dat maakt het lastig om nieuwe lijsten nu al als vaste werkwijze voor een gemengd team af te spreken. Microsoft raadt zelf af de proef in belangrijke werkmappen te gebruiken voordat zij algemeen beschikbaar is.

Wat kun je nu al doen?

Wie vandaag meerdere namen of tags moet verwerken zonder bèta, heeft nog steeds opties. De bestaande opdracht ‘Tekst naar kolommen’ verdeelt tekst op bijvoorbeeld een komma over aparte cellen; daar moet in de tabel wel plaats voor zijn. Power Query kan een kolom ook op een scheidingsteken uitsplitsen, bijvoorbeeld als je gegevens voor een rapport wilt opschonen. Een bestaande formule kan tekst eveneens naar aparte rijen of kolommen verdelen. Die werkwijzen vragen extra stappen en veranderen de indeling, maar gebruiken geen nieuw celtype waarmee collega’s mogelijk nog niet kunnen rekenen. De nieuwe Excel-lijst is dus aantrekkelijk voor invoer en gericht filteren; de oudere aanpak blijft voorspelbaarder voor uitwisseling en rapportage.

Voor wie is het al nuttig?

Het oordeel hangt af van je werk. Voor een persoonlijk proefbestand of een klein projectoverzicht kan de bètalijst een echte verbetering zijn: meerdere onderdelen blijven bijeen en zijn toch apart te vinden. Voor dashboards, draaitabellen, importstromen en werkmappen waar collega’s of klanten op vertrouwen, wegen de ontbrekende koppelingen en onzekere uitrol voorlopig zwaarder. Wacht daar op algemene beschikbaarheid en controleer dan eerst hoe het bestand zich in verschillende Excel-versies gedraagt. Het nieuws is dus geen vrijbrief om elke tabel vol te stoppen met meerdere waarden per cel, maar een nieuwe mogelijkheid met een duidelijke gebruiksgrens.